Kundenservice
Erstantwort auf E-Mails, Ticket-Triage, Wissensdatenbank-Lookups.
Leistung 03
Prozessautomatisierung mit KI
Audit, Priorisierung, Sprint, Übergabe. Vier Schritte zu spürbarer Entlastung — ohne Tool-Religion.
Prozessautomatisierung mit KI ist ein Baustein im KI-Ready-Programm von OctopusGenius. Wir identifizieren wiederkehrende, regelhafte Aufgaben in deinem Unternehmen und bauen schlanke KI-Lösungen, die sie übernehmen — meist innerhalb weniger Wochen produktiv.
- Quick Wins in Wochen, nicht Quartalen
- Tool-agnostisch & datenschutzkonform
- Wartbar von euren KI-Champs
Anwendungsfelder
Was wir automatisieren
Sechs Felder, in denen wir regelmäßig wirksame Quick Wins bauen. Dein konkreter Prozess kommt im Audit dazu.
Vertrieb
Lead-Scoring, Angebotsentwürfe, Recherche zu Ansprechpartnern.
Marketing
Content-Briefings, Social-Media-Posts, Newsletter-Vorbereitung.
HR
Bewerber-Screening, Erstantworten, FAQ-Beantwortung intern.
Operations
Dokumenten-Klassifikation, Datenextraktion, Reporting-Vorbereitung.
Backoffice
Rechnungs-Vorprüfung, Mail-Sortierung, Termin-Extraktion aus Texten.
Vorgehen
Der Quick-Win-Sprint
Vier Schritte vom „nervt“ zur funktionierenden Lösung. Klare Outputs, klare Übergaben, kein Beratungs-Ballett.
- Schritt 1
Audit
1–2 Tage. Wir gehen mit dir durch die Prozesse und finden die 3–5 lukrativsten Automatisierungs-Kandidaten.
- Schritt 2
Priorisierung
Gemeinsam: Welcher Prozess hat den größten Hebel × den niedrigsten Aufwand? Wir starten dort.
- Schritt 3
Sprint
2–6 Wochen pro Use Case. Wir bauen, testen, integrieren. Du nutzt die Lösung, sobald sie steht.
- Schritt 4
Übergabe & Skalierung
Deine KI-Champs übernehmen Pflege und weitere Cases. Optional begleiten wir im Sparring-Modus weiter.
Tool-Stack
Tools, mit denen wir arbeiten
Wir sind tool-agnostisch — eingesetzt wird, was zum Use Case passt. Häufig im Stack:
Datenschutz ist Voraussetzung, nicht Beiwerk. EU-Hosting bevorzugt, Enterprise-Verträge wo nötig, lokale Modelle wenn Daten den Hof nicht verlassen dürfen.
- n8n, Make, Zapier — für schlanke Orchestrierung
- OpenAI- und Anthropic-API — für die Sprach-Intelligenz
- Eigene Python-Stacks (FastAPI) — wo Custom-Logik nötig ist
- RAG-Architekturen — wenn eigenes Wissen ins LLM muss
- Custom GPTs / Projects / Claude-Skills — für team-interne Tools
FAQ
FAQ — Prozessautomatisierung mit KI
Müssen wir alle Prozesse digitalisiert haben, bevor ihr automatisiert?
Nein. Wir erleben oft, dass Automatisierung der Trigger für Digitalisierung ist — nicht andersherum. Wenn ein Prozess noch komplett analog ist, ist der erste Schritt eben die digitale Erfassung. Wir bauen das mit.
Wie sicher ist das mit Kundendaten?
Datenschutz ist Voraussetzung. Wir nutzen EU-Hosting, Enterprise-Verträge mit OpenAI/Anthropic oder lokale Modelle — je nach Anforderung. Vor jeder Automatisierung steht eine kurze Datenschutz-Klärung mit euch. Wenn ihr eine DSB habt, holen wir sie früh mit ins Boot.
Was, wenn der Prozess sich ändert?
Wir bauen modular: klare Konfig-Punkte, getrennte Schritte. Anpassungen bleiben schlank. Eure KI-Champs übernehmen die Pflege, oder wir kommen für eine Iteration zurück — beides geht.
Wer pflegt die Automatisierung später?
Idealerweise eure KI-Champs. Wir liefern eine kurze Übergabe-Doku und ein Hands-on-Briefing. Wenn ihr keine Kapazität dafür habt, übernehmen wir das im Sparring-Modus — aber das ist nicht das Ziel.
Wie messt ihr den Erfolg?
Pro Use Case definieren wir vorab eine Baseline (z. B. „Bearbeitungszeit pro Ticket: 12 Minuten") und ein klares Ziel. Nach Go-Live messen wir 4–8 Wochen lang. Was nicht messbar besser wird, fliegt raus oder wird umgebaut.
Was ist der Unterschied zu klassischer RPA?
RPA klickt vorgegebene Schritte. KI-Automatisierung versteht Kontext — sie kann auf neue Mailtexte reagieren, unstrukturierte Dokumente lesen, in natürlicher Sprache antworten. RPA passt für stupide Klick-Strecken. KI passt überall, wo Sprache, Verständnis oder Variabilität im Spiel sind. Oft kombinieren wir beides.
Programm-Kontext
Automatisierung ist ein Baustein im KI-Ready-Programm.
Im Programm priorisieren wir Quick Wins gemeinsam mit deinen KI-Champs — und sorgen dafür, dass sie die Pflege später selbst übernehmen können. Das ist der Unterschied zwischen einer Automatisierung, die bleibt, und einem Pilot-Projekt, das versandet.
Nächster Schritt
Welcher Prozess nervt euch am meisten?
Erzähl uns kurz davon. Wir geben im Erstgespräch eine ehrliche Einschätzung — Hebel, Aufwand, ob KI hier überhaupt das richtige Werkzeug ist.