Häufige Fragen zur KI-Beratung
OctopusGenius ist eine KI-Agentur und KI-Beratung aus Köln für den Mittelstand — hier beantworten wir die häufigsten Fragen rund um das KI-Ready-Programm, die Zusammenarbeit, Workshops und Technologie. Wenn deine Frage nicht dabei ist, schreib uns einfach — wir antworten Mo–Fr innerhalb von 24 Stunden.
Zum KI-Ready-Programm
Antworten zu unserem Flaggschiff — was es ist, wie es abläuft, was es kostet und für wen es gemacht ist.
Was ist das KI-Ready-Programm?
Das KI-Ready-Programm ist ein 12-monatiges Begleitprogramm von OctopusGenius, das mittelständische Unternehmen durch die komplette KI-Transformation führt — vor Ort, mit Mindset-Wandel, dem Aufbau einer CAIO-Rolle und KI-Champs in jeder Abteilung.
Wie lange dauert das Programm?
Zwölf Monate. Wir teilen die Zeit in vier Quartale: Quartal 1 für Bestandsaufnahme und CAIO-Aufbau, Quartal 2 für die ersten Quick Wins, Quartal 3 für die Skalierung über alle Abteilungen, Quartal 4 für die Verselbstständigung. Nach zwölf Monaten kannst du eigenständig weitermachen.
Was passiert in den ersten 4 Wochen?
In den ersten vier Wochen klären wir gemeinsam: Wer wird CAIO? Welche Abteilungen brauchen KI-Champs? Welche drei Quick Wins zielen wir zuerst an? Wir starten mit einem Kick-off vor Ort, einer KI-Reife-Bestandsaufnahme und einem Mindset-Workshop für die Geschäftsführung. Das Ergebnis: ein konkreter, dokumentierter Fahrplan für die nächsten elf Monate.
Was kostet das KI-Ready-Programm?
Wir kalkulieren individuell — die Investition hängt von Unternehmensgröße, Tiefe der Transformation und Tempo ab. Das volle KI-Ready-Programm ist eine ernsthafte Jahresinvestition im fünf- bis sechsstelligen Bereich. Im 30-minütigen Erstgespräch klären wir den passenden Umfang und unterbreiten ein konkretes Angebot.
Brauchen wir wirklich einen CAIO?
Im Mittelstand muss der Chief AI Officer (CAIO) keine eigene Vollzeitstelle sein — oft übernimmt ein bestehender Geschäftsführer die Rolle mit einem klaren KI-Mandat. Entscheidend ist nicht die Vollzeitstelle, sondern die Sichtbarkeit: Eine Person mit Budget-Hoheit, die KI-Themen verantwortet. Ohne diesen Anker scheitern KI-Initiativen meist an Zuständigkeits-Lücken.
Was ist ein KI-Champ?
KI-Champs sind die Treiber innerhalb einer Abteilung — Early Adopter mit Begeisterung für KI, die in ihrer Disziplin auf ein sehr gutes Niveau befähigt werden. Sie schaffen die Quick Wins, multiplizieren Wissen ins Team und sind die operative Schicht der KI-Transformation. Im Programm bauen wir mindestens einen KI-Champ pro Abteilung auf.
Zur Zusammenarbeit
Wie wir arbeiten, mit wem wir arbeiten — und wie deine Daten dabei behandelt werden.
Arbeitet ihr remote oder vor Ort?
OctopusGenius arbeitet bewusst vor Ort statt nur per Videocall. Mindset-Wandel, Vertrauen und konkrete Quick Wins entstehen im Raum — nicht über Zoom. Wir sind mindestens zwei Tage pro Monat beim Kunden. Dazwischen tägliche Erreichbarkeit per Slack, Teams oder Telefon.
Welche Branchen bedient OctopusGenius?
Wir arbeiten branchenübergreifend. Bisherige Kunden kommen aus Marketing, Medien, Immobilien, Pflege, Handwerk, Industrie und Dienstleistung. Voraussetzung sind keine bestimmten Tools, sondern ein Geschäftsmodell, in dem Wissens- oder Prozessarbeit eine Rolle spielt — und das ist im Mittelstand fast überall der Fall.
Wie groß muss unser Unternehmen sein?
Wir sind gebaut für Unternehmen mit etwa 20 bis 500 Mitarbeitenden. Darunter ist meist die Komplexität noch zu klein für ein zwölfmonatiges Programm — da reichen einzelne Workshops oder ein Quick-Win-Sprint. Über 500 Mitarbeitende werden Konzern-Strukturen relevant; auch dort sind wir aktiv, koppeln dann aber tendenziell mit unseren Partnernetzwerken.
Mit welchen Tools arbeitet ihr?
Wir sind tool-agnostisch und entscheiden je nach Use Case und Datenschutz-Anforderung: Sprachmodelle wie ChatGPT, Claude und Gemini; NotebookLM für Wissensbasen; Make und n8n für Automatisierungen; und maßgeschneiderte Tools auf Basis der OpenAI-, Anthropic- und Mistral-APIs, wenn Standard-Tools nicht reichen.
Werden unsere Daten in OpenAI/Anthropic gefüttert?
Nein — nicht automatisch. Bei OpenAI nutzen wir Enterprise- oder API-Zugänge, die eine Modell-Trainings-Nutzung deiner Daten ausdrücklich ausschließen. Anthropic-Claude über die API verarbeitet Daten ebenfalls nicht zum Training. Bei sensitiven Daten arbeiten wir auf Wunsch mit europäischen Modellen oder On-Premise-Lösungen. Datenschutz und KI-Governance gehören zum Programm-Standard.
Zu Workshops & Beratung
Was wir abseits des Programms anbieten — Einzel-Bausteine, Beratung, Schulungen.
Was kostet eine KI-Beratung?
Einzelne Bausteine starten im niedrigen vierstelligen Bereich. Ein Strategie-Tag mit der Geschäftsführung, ein Use-Case-Workshop oder ein Quick-Win-Sprint sind oft der Einstieg. Verbindliche Preise bekommst du im Erstgespräch — wir kalkulieren immer mit klarem Scope, ohne offene Tagessätze.
Wie lange dauert ein typisches KI-Projekt?
Quick-Win-Sprints sind in 2–6 Wochen produktiv. Tool-MVPs in 4–8 Wochen. Das KI-Ready-Programm läuft 12 Monate — danach bist du selbständig. Wir bauen iterativ; jede Zwischenversion ist nutzbar.
Was unterscheidet OctopusGenius von anderen KI-Agenturen?
Drei Dinge: Wir kommen vor Ort (mindestens 2 Tage pro Monat). Wir verkaufen nicht den Senior und schicken den Junior — Manuel und Marco sind selbst beim Kunden. Und wir liefern Quick Wins ab Tag 1 statt 200-Seiten-Strategiepapier nach sechs Monaten.
Wie groß sollten Workshop-Gruppen sein?
Für Praxis-Workshops empfehlen wir 5 bis 12 Personen — klein genug für echte Übungen, groß genug für Diskussion. Geschäftsführer-Strategie-Sessions machen wir mit 2 bis 6 Personen. Reine Awareness-Sessions skalieren auch auf 30 bis 60 Personen, sind dann aber stärker Vortrag als Werkstatt.
Zur Technologie
Modelle, Architektur, Sicherheit, Abhängigkeiten — alles, was nach IT-Sprechstunde klingt.
Welche LLMs setzt ihr ein?
Wir wählen das Modell nach Use Case: GPT-Familie von OpenAI, Claude von Anthropic, Gemini von Google, Mistral aus Europa. Für Standard-Texte und Wissensarbeit reicht oft Claude oder GPT; für Code-Aufgaben Claude; für Multimodalität Gemini. Wir sind nicht auf einen Anbieter festgelegt und tauschen, wenn ein anderes Modell besser passt oder günstiger wird.
Was ist ein RAG-System?
Retrieval-Augmented Generation (RAG) ist ein Verfahren, bei dem ein Sprachmodell vor der Antwort gezielt in einer Datenquelle nachschlägt — typischerweise in den eigenen Dokumenten, Wikis oder Datenbanken eines Unternehmens. Das Modell antwortet dann auf Basis dieser Quellen statt aus dem allgemeinen Trainingswissen. RAG ist die Technologie hinter den meisten internen "Frag-deine-Firmendaten"-Assistenten.
Wie sicher sind KI-Lösungen für mein Unternehmen?
KI-Sicherheit ist eine Frage der Architektur, nicht der Technologie. Wir setzen Enterprise- oder API-Zugänge ein, die kein Modell-Training mit deinen Daten erlauben. Wir trennen sensitive Use Cases (Personal, Finanzen) klar von unkritischen. Wir schreiben eine pragmatische KI-Governance — eine Seite, kein 80-Seiten-Dokument. Und wir schulen die Mitarbeitenden, weil das größte Sicherheitsrisiko Unwissenheit ist.
Bin ich am Ende abhängig von euch?
Nein — und das ist Programm. Wir bauen während der zwölf Monate genau die internen Strukturen auf, die dich unabhängig machen: einen CAIO mit Mandat, KI-Champs in jeder Abteilung, eine dokumentierte Governance, eine durchschaubare Tool-Landschaft. Wer das Programm durchläuft, kann danach allein weiter — und kommt bei Bedarf für punktuelle Themen zurück.
Stell sie uns direkt.
Schreib uns oder buch dir 30 Minuten Erstgespräch. Du redest direkt mit Manuel Frambach oder Marco Morinello — Mo–Fr, Antwort innerhalb von 24 Stunden.